Der Deutsche Verband Unabhängiger Prüflaboratorien (VUP) legt nun die Ergebnisse einer Umfrage zu den Verfahrenszeiten bei der Deutschen Akkreditierungsstelle (DAkkS) vor. Die Umfrage, die im Sommer 2024 durchgeführt wurde und auf Daten von über 130 Konformitätsbewertungsstellen basiert, zeigt besorgniserregende Verzögerungen auf. Demnach dauert ein durchschnittliches Akkreditierungsverfahren 19 Monate. Prüflabore, die größte Kundengruppe der DAkkS, warten durchschnittlich 17,8 Monate auf den Abschluss von Akkreditierungstätigkeiten.

"Marktausschluss" von 1,5 Jahren nicht zu verkraften
Besonders alarmierend ist laut VUP, dass viele der Verfahren mit Änderungen oder Erweiterungen einer bestehenden Akkreditierung verbunden sind, die für die Markt- und Wettbewerbsstellung der betroffenen Unternehmen von großer wirtschaftlicher Bedeutung sind. Ein faktischer "Marktausschluss" über 1,5 Jahre ist vor allem für Unternehmen, die neu in die Branche oder neue Prüfbereiche eintreten, oft schwer zu verkraften. Zudem ist die Akkreditierung oftmals eine wesentliche Voraussetzung für die Befugniserteilung und Notifizierung durch andere Behörden. Auch hier führen Verzug und Verzögerungen zu massiven Problemen für die Stellen.

Im Rahmen seiner ersten Ausgabe des "ZDF-Akkreditierung" hat der VUP auch die Dauer unterschiedlicher Phasen von Akkreditierungstätigkeiten ermittelt. Vom Beginn bis zur Übermittlung der letzten Korrekturmaßnahmen durch das Labor vergehen in der Regel jeweils 2 bis 3 Monate. Die erste Begutachtung findet im Schnitt nach 5,5 Monaten statt. Das Beheben von Abweichungen, bei dem auch die Labore intensiv mitarbeiten müssen, nimmt durchschnittlich 70 Tage in Anspruch.

Entscheidungsphase ist kritische Phase
Die größte Verzögerung tritt jedoch in der letzten Phase auf: Vom Abschluss der Begutachtung bis zur Ausstellung der Akkreditierungsurkunde vergehen durchschnittlich 235 Tage – das entspricht 7,7 Monaten. Diese Phase macht damit fast 40 % der gesamten Verfahrensdauer aus und ist der Hauptgrund für die langen Wartezeiten, die viele Labore beklagen.

Zudem zeigt die Umfrage eine "Bugwelle" an zum Zeitpunkt der Erhebung offenen Verfahren bei der DAkkS. Von den 81 gemeldeten laufenden Fällen stammen 41 % aus dem Jahr 2022 oder früher. Einige Verfahren reichen sogar bis ins Jahr 2020 zurück. Der VUP sieht hierin ein deutliches Zeichen für die Überlastung der DAkkS und warnt vor einer „Perpetuierung“ der Probleme, wenn keine schnellen und grundlegenden Reformen erfolgen.

VUP-Maßnahmenpaket zur Beschleunigung
Mit einem umfassenden Maßnahmenpaket will der VUP eine deutliche Beschleunigung der Akkreditierungsverfahren erreichen, um den betroffenen Unternehmen wieder eine planbare und zügige Akkreditierung zu ermöglichen. Die wesentlichen Punkte dieses Programms, das nicht nur an die DAkkS gerichtet ist:

• Effizienter, kundenorientierter und zukunftsfähiger Ressourceneinsatz und dabei Konzentration auf das Verfahrensmanagement
• Zügiger Abschluss des Reorganisationsprozesses der Akkreditierungsstelle und weitere Optimierung von Prozessen und Strukturen
• Überprüfung der Mittel- und Personalausstattung der DAkkS unter Ausschluss weiterer Gebührenbelastungen für KMU
• Konsequente Beförderung und Nutzung von Flexibilisierungsmöglichkeiten unter Einbezug der Beteiligten und Beseitigung von Bedenken
• Akkreditierungsverfahren entfrachten, vor allem bei einfachen Normen- oder Rechtsanpassungen
• Vereinfachung und drastische Beschleunigung des Entscheidungsprozesses, so dass Urkunden spätestens 3 Monate nach erfolgreichem Abschluss der Begutachtung vorliegen
• Umfassende Digitalisierung der Akkreditierung, vor allem der Urkundenausstellung und Ausbau des DAkkS-PORT zum zentralen (digitalen) Kommunikationsort zwischen DAkkS und ihren Kunden
• Optimierung der Begutachtungen und dabei Einsatz moderner Technologien und anderer Vergütungsmodelle

Austausch mit DAkkS zu Ergebnissen des ZDF-Akkreditierung #1
In einem vom VUP initiierten Gespräch Mitte November wurden gemeinsam mit der Leitung der Akkreditierungsstelle das Maßnahmenpaket und die Ergebnisse des ZDF Akkreditierung #1 erörtert. Die vom Verband ermittelten langen Wartezeiten bei Akkreditierungsverfahren wurden von der Akkreditierungsstelle bestätigt. Beide Seiten haben sich zum Ziel gesetzt, insbesondere die Verfahren bei einfachen Änderungen und Erweiterungen, deutlich zu beschleunigen. Bereits in 2025 soll die Bearbeitungszeit auf maximal zwölf Monate reduziert werden. Der Verband bewertet diesen Schritt als positiv, betont jedoch, dass dies nur ein Zwischenziel ist und weitere, auch gemeinsame Anstrengungen unternommen werden müssen, um die Prozesse noch effizienter zu gestalten.

Hintergrund
"ZDF-Akkreditierung“ ist ein (neues) Projekt des VUP zur Verbesserung der Zahlen-, Daten- und Faktenlage rund um die Akkreditierung. Im Fokus stehen die Prozesse der DAkkS und der mit der Akkreditierung verbundene Aufwand für Prüf- und Laborunternehmen. Die erste Ausgabe (#1) fokussiert auf den Bereich Verfahrensdauern von Akkreditierungsprozessen, der unter Kunden der DAkkS momentan besonders kritisch gewürdigt wird. Eine Arbeitsgruppe im VUP hat dafür einen digitalen Erfassungsbogen konzipiert. Damit sollten insbesondere Zeitdauern für markante Stadien im Akkreditierungsprozess erfasst werden.

Bezug der Abfrage sind konkrete Akkreditierungsverfahren für bestimmte Labore und nicht die gesamten Akkreditierungen eines Laborunternehmens. Zudem sollten sich die Angaben auf konkrete, möglichst aktuelle Fälle (Akkreditierungstätigkeiten) beziehen, welche nicht weiter als ins Jahr 2022 zurückreichen. Es wurden allerdings auch ältere Fälle aufgenommen. Die Teilnehmenden konnten mehrere Fälle (getrennt) erfassen und haben dies auch genutzt. Erfassungszeitrum für das ZDF-Akkreditierung #1 war 11. Juni 2024 bis 18. Juli 2024. Erfasst wurden 140 Fälle mit 78 Kommentaren. 5 Fälle wurden gelöscht.

Die Details des ZDF-Akkreditierung #1 samt Schlussfolgerungen und Forderungen des VUP werden auf der Webseite des Verbandes im neuen Themenportal Akkreditierung zur Verfügung gestellt (hier pdf zum Download).