Branchenblick:
Bürokratie & Dokumentationspflichten    (Nov/2023)

Der Deutsche Verband Unabhängiger Prüflaboratorien e.V. (VUP) hat in einer Sonderumfrage zu seinem Herbst-Konjunkturbarometer 2023 die Belastung von Laborunternehmen durch Bürokratie und Dokumentationspflichten ermittelt. Wie die Unternehmen die aktuelle Situation einschätzen und an welchen Stellen Entlastung gefordert wird, zeigt die nachfolgende Analyse.

Zunächst zeigt sich, dass Bürokratie alle Bereiche des Laboralltages betrifft. Das beginnt bei den Abläufen, den Anforderungen an Personal und Ressourcen sowie die Verwaltung. Im Ergebnis bewerten die Mitgliedsunternehmen diese Aspekte mit einem Wert von 0,8 (auf einer Skala von -2 bis +2). Spitzenreiter ist jedoch der Bereich Audit/Akkreditierung mit einem Wert von 1,7.

Neben dem finanziellen Aspekt sind Akkreditierungen auch eine große bürokratische Belastung für die Laborunternehmen. Steigende Anforderungen und Übertragung von Tätigkeiten (Normenbereitstellung, Eignungsprüfungsplanung, Anfertigung von Vorlagen für die Urkundenanlagen) bedingt durch den anhaltenden Fachkräftemangel schränken die zeitlichen und personellen Ressourcen der Laboratorien ein.

Zusätzlich manifestiert sich Bürokratie in verschiedenen Ausprägungen. Vor allem der Zeitaufwand ist für 41 % der befragten Labore sehr belastend. Es folgt der Kostenaufwand mit 29 %. Deutlich weniger relevant werden Bürokratie als Innvotionshindernis (10 %), Wettbewerbsverzerrung (13 %) und allgemeine Überforderung (7 %) genannt. Die Laborbranche versucht, den Anforderungen nach bestem Maß gerecht zu werden, wünscht sich jedoch vor allem Entlastung beim zeitlichen Aufwand. Auch werden immer wieder zu hohe Kosten bei Akkreditierungen genannt.

Mit welchen Maßnahmen steuern die Laborunternehmen die Umsetzung der bürokratischen Vorgaben?

Die Anforderungen an Laboratorien umfassen in der Regel u. a. ein etabliertes Qualitätsmanagementsystem. Geregelte und beschriebene Abläufe stellen so sicher, dass die Fehlerhäufigkeit minimiert wird und Dokumentationspflichten eingehalten werden.

Auswirkungen überbordender Bürokratie

So lange die oben genannten Anforderungen im Rahmen des länderübergreifenden Wettbewerbs vergleichbar bleiben, können diese noch erfüllt werden. Im Falle von darüber hinaus gehenden Anforderungen ist mit Verlagerungseffekten zu rechnen. Die Labore weichen in andere Länder aus, in denen die Anforderungen nicht so umfassend wie in Deutschland sind. Ein Beispiel ist die vielfach diskutierte deutsche Meldepflicht nach § 44 - 4a und 5a LFGB.